Torlá: "Mediante este plan se proporciona un servicio integral de gestión documental y archivo que permite gestionar documentos, expedientes y otros objetos en apoyo físico y digital"

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La Diputación Provincial de Castellón ha aprobado y desarrollado, por primera vez, un Plan de Archivo Electrónico para municipios de la provincia menores de 20.000 habitantes. Un plan pionero con el que la institución busca "dotar de más recursos directos a los municipios para resolver sus problemas, dar respuesta a sus necesidades y ayudarles en sus gestiones de archivo".

Así lo ha manifestado la diputada de Archivo, Gestión Documental y Publicaciones, Marisa Torlà, quien ha expresado que este servicio tiene como objeto "la asistencia de la Diputación de Castellón a los ayuntamientos de la provincia de menos de 20.000 habitantes en la prestación del servicio de archivo electrónico".

Son destinatarios de este programa de asistencia todas aquellas entidades locales de la provincia de población oficial de hasta 20.000 habitantes que cuenten con personal técnico archivero. "Mediante este plan se proporciona un servicio integral de gestión documental y archivo que permite gestionar documentos, expedientes y otros objetos en apoyo físico y digital", ha explicado la diputada provincial.

Además, el Plan de Archivo Electrónico presta a los ayuntamientos el servicio de preservación digital a largo plazo; la difusión, puesta a disposición y acceso controlado de los documentos, expedientes y objetos digitales; y, por último, la asistencia técnica para su implantación y posterior mantenimiento, ya que es el personal técnico archivero de cada ayuntamiento el que se encargará de mantener el control de su archivo y gestionarlo en todo momento. "Este será el interlocutor técnico de la entidad para su relación con la Diputación en el marco del plan y será el encargado de velar por el buen desarrollo del Plan", ha comentado Marisa Torlà.

En este sentido, la diputada de Archivo, Gestión Documental y Publicaciones ha subrayado que "los archivos son un servicio público fundamental, que permite conformar una base de datos extraordinarios donde se recoge nuestra historia y se cuestiona nuestra memoria".

Por lo que, atendiendo las demandas de los municipios, y con el compromiso de ser una Diputación ágil y próxima, el gobierno provincial ha puesto en marcha este plan, dirigido a los municipios de menos de 20.000 habitantes, que nace como complemento del Plan de Archivos Municipales, el cual tiene como objeto garantizar la correcta gestión del patrimonio documental local de los ayuntamientos menores de 10.000 habitantes.

"Ambos planes son complementarios y tienen un ámbito de actuación específico y excluyente", ha señalado Marisa Torlà. El Plan de Archivos Municipales se dirige a los ayuntamientos de la provincia no obligados por la ley a contar con responsable técnico de archivo, y que no disponen de responsable técnico de archivo.

Por el contrario, el Plan de Archivo Electrónico se dirige a los ayuntamientos que sí disponen de personal técnico de archivo, que no podían ser atendidos por la Diputación a través del Plan de Archivos Municipales. "El Plan de Archivo Electrónico amplía su objeto a los ayuntamientos con población inferior a 20.000 habitantes, ya que de acuerdo con el artículo 36 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local es competencia de las Diputaciones provinciales la prestación de los servicios de administración electrónica", ha resaltado la diputada provincial.

Los municipios con población inferior a 20.000 habitantes, ha seguido diciendo Marisa Torlà, "están en la obligación de dotarse de un archivo electrónico único. Máxime cuando desde la última década se están generando y conservando documentos, expedientes y otros objetos digitales, cuya continuidad en el tiempo debe quedar garantizada".

Por lo que, desde la Diputación, para cumplir con este objetivo, ha desarrollado este plan al cual se han adherido nueve municipios de la provincia. Así pues la institución provincial pondrá a disposición de todos ellos una serie de actuaciones para garantizar una correcta gestión del servicio, y será la encargada de "tomar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de la información almacenada en la base de datos de acuerdo con la normativa vigente, así como a las futuras disposiciones legales que, en materia de protección de datos de carácter personal puedan aprobarse", ha manifestado Marisa Torlà, quien ha apuntado a que "se va a seguir trabajando para mejorar este plan pionero y que se puedan adherir y beneficiar de él más municipios de cara el futuro".